Организаторы мероприятий, также известные как ивент-продюсеры, добились огромного роста в Чикаго за последние несколько лет. Штат, являющийся финансовым центром, привлекает ошеломляющее количество бизнесменов, желающих стать предпринимателями в области организации мероприятий. В Чикаго есть множество закрытых и открытых площадок, идеально подходящих для проведения различных мероприятий, таких как корпоративные приемы, гала-концерты по сбору средств, свадьбы и т.д.

Компании по организации мероприятий в Чикаго помогают в организации ряда различных мероприятий в соответствии с требованиями клиентов. Они также могут помочь в популяризации вашего нового направления работы и любых продуктов или услуг, соответствующих профилю вашей компании.

• Предварительный шаг организатора — встретиться со своим клиентом, обсудить мероприятие и узнать цели клиента относительно мероприятия. Обсуждается бюджет и другие расходы, связанные с мероприятием. Затем организатор занимается многочисленными логистическими операциями, чтобы убедиться, что все идет по графику, в рамках заявленного бюджета и в соответствии со спецификациями клиента.

• Затем организаторы мероприятий организуют размещение и транспорт участников мероприятия. Они выбирают отели, ведут переговоры и даже бронируют номера от имени своего клиента. Организаторы также координируют работу с транспортными службами, которые включают в себя все: от бронирования авиабилетов до обеспечения автобусов или лимузинов для доставки гостей к месту проведения мероприятия и обратно, а также в другие места, например, к туристическим достопримечательностям.

• Управление поставщиками в основном осуществляется организаторами мероприятий. Они координируют работу флористов, поставщиков провизии, декораторов, фотографов, сотрудников отеля и всех других поставщиков, которые требуются на мероприятии. Менеджер следит за чистотой и хорошим оформлением помещения с соответствующей атмосферой. Он также управляет развлекательными мероприятиями, занимается доставкой посылок и оплатой, а также решает любые проблемы, которые могут возникнуть.

• Менеджеры мероприятий предотвращают предсказуемые события, поскольку заранее анализируют ситуацию. Они также справляются с чрезвычайными ситуациями, если таковые возникают. Организаторы не допускают, чтобы посетители или клиенты пострадали от каких-либо неприятностей, их специалисты справляются с ситуацией, не беспокоя гостей. Организаторы всегда начеку и быстро реагируют на каждую ситуацию, прежде чем клиент укажет на нее.

• Ивент-менеджер обеспечивает бесперебойное управление мероприятием с самого начала и до конца. Специалисты следят за мероприятиями, чтобы клиент и гости были довольны. Они также проверяют счета за мероприятия и утверждают платежи для всех. Компании, занимающиеся организацией мероприятий, также обновляют свой анализ событий после проведения мероприятий, что может помочь им в будущем.

После найма организаторы мероприятий проводят большую часть своего времени на месте. Время от времени они сотрудничают с постоянными клиентами и представителями индустрии гостеприимства. Организаторы в большинстве своем работают в быстром темпе и требовательны, они одновременно контролируют все аспекты мероприятия и сталкиваются с многочисленными сроками сдачи. Они работают по многу часов, с раннего утра до поздней ночи, иногда даже по выходным, чтобы убедиться, что мероприятие пройдет без сбоев, а клиенты останутся довольны.

HMR Designs, одна из ведущих компаний по планированию и производству мероприятий в Чикаго, располагает командой опытных планировщиков и дизайнеров, предоставляющих услуги по цветочным композициям и индивидуальному оформлению свадеб, бар-мицв, корпоративных мероприятий, гала-концертов, благотворительных мероприятий по сбору средств и других торжеств.